Wat is hybride vergaderen? Hier kunnen we kort over zijn. Wanneer er bij een meeting minimaal één online deelnemer is kun je al spreken van een hybride setup. En de uitdagingen? Zet vijf mensen in een ruimte en ergens een of meerdere deelnemers via een laptop ingecheckt en snel zullen de online deelnemers zich niet serieus genomen voelen. Dit kan komen door veel verschillende elementen. Denk aan:

• De microfoon ontvangt niet alle stemmen
• De audio is niet krachtig genoeg voor de ruimte
• Het scherm is te klein waardoor online deelnemers niet zichtbaar zijn voor iedereen
• De camera laat niet alle deelnemers zien aan de online gasten
• De spelregels zijn niet duidelijk (online deelnemers krijgen bijvoorbeeld minder aandacht)

Kortom, een legio aan verschillende mogelijkheden die invloed hebben op de kwaliteit van het hybride vergaderen. Daarom hier een aantal handige tips om mee te nemen in de route naar een goede (hybride) online vergadering.

Het is belangrijk om een correcte inrichting te kiezen voor het stemmen van de online deelnemers. Wanneer dit te zacht, te hard of te onduidelijk overkomt zullen ze niet goed verstaanbaar zijn. Daardoor is er minder interactie teweeg te brengen in de vergadering. Kortom, tijdens de vergadering wil je natuurlijk wel alles goed kunnen verstaan. Dus een goede geluidskwaliteit is een must.

De microfoon is van groot belang om de online deelnemers volledig te laten participeren in de vergadering. De keuze van één of meerdere microfoons in een betreffende ruimte zijn om die reden cruciaal voor een geslaagde vergadering. Verschillende hardware oplossingen bieden een combinatie van een speakerbar (tip1) en een microfoon setup zodat beide systemen op elkaar zijn afgestemd en incombinatie met eventuele noise cancelling tot het beste resultaat kan leiden.

Het formaat van het scherm waarop online deelnemers zichtbaar zijn bepaalt mede of online deelnemers via een handje, zwaai of meldingsfunctie binnen teams kunnen aangeven om iets te willen inbrengen. wanneer de audio kwaliteit voldoende is maar deze wordt aangesloten op een laptop zullen online deelnemers op een klein scherm In de hoek zichtbaar zijn. Met als gevolg een slechte combinatie van online en offline participatie en daarmee zal de vergadering niet van de gewenste kwaliteit zijn. Het formaat van het scherm is afhankelijk van de offline groepsgrootte tijdens de vergadering. We adviseren om te kiezen voor minimaal 55 inch tot 5 medewerkers naar 85 inch tot 20 medewerkers.

Naast alle beschikbare technieken is het ook zeer belangrijk dat we alle aanwezigen in de vergadering op de hoogte brengen van een aantal spelregels. Zo wil je de groep van offline aanwezigen richting het scherm laten communiceren zodat alle online aanwezigen ook daadwerkelijk aanwezig zijn in de ruimte. De online aanwezigen hebben ook een bepalende rol, zo moeten zij letten op eventuele achtergrondgeluiden zodat de microfoon wordt uitgeschakeld en dit niet overstemt naar alle offline of andere online aanwezigen. Dit lijken voor de hand liggende zaken, maar zien we geregeld misgaan waardoor het resultaat van de vergadering niet tot een gewenst resultaat leidt. Dit is vaak echter niet te wijten aan techniek maar voornamelijk over de kennis en bewustwording van mensen in deze vernieuwde manier van vergaderen. Het advies is om hier voorafgaand aan de vergadering kort wat tijd aan te besteden en de spelregels opnieuw kort te benoemen zodat iedereen op de hoogte is.

De camera is er in veel verschillende smaken met technieken. Denk aan de groothoek tot autozoom en van frames per seconde tot resoluties. We kunnen daarom de keuze van de camera niet in twee zinnen uitleggen, maar we kunnen wel een aantal belangrijke elementen schetsen die bepalend zijn voor de juiste keuze van de juiste camera in de vergaderruimte. Denk aan:

• De resolutie van de camera geeft online deelnemers haarscherp de weergave van de offline vergadering. 4K is daarom geen overbodige luxe.
• Frames per seconden geven de hoeveelheid beelden weer die ineens zonder worden opgenomen en verstuurd naar de online deelnemers. Dus hoe meer frames per seconde hoe vloeiender het beeld zal zijn. Ons advies is te kiezen voor minimaal 60 frames per seconde.
• Camera’s worden geleverd met een bepaalde groothoek, hoe groter de hoek hoe breder de hoek die wordt opgenomen door de camera.
• Auto tracking of auto zoom is een functionaliteit die op veel vergadercamera’s te vinden is. Deze functionaliteit biedt de mogelijkheid om mensen binnen frame zo groot mogelijk weer te geven doordat de camera automatisch zoemt naar mensen In de aanwezige ruimte.

Wij hebben zelf een aantal systemen voor online vergaderen getest. De twee die wij zelf op kantoor hebben, zijn de Yealink MeetingEye400 en de Logitech Meetup. Beide systemen voldoen voor ons aan de verwachtingen en wensen binnen ons team.

Meer weten over deze systemen of heeft u andere vragen?
Neem even vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.