Gwynt is een adviesbureau dat (familie)bedrijven in de foodsector, industrie, retail en wholesale helpt om strategische en operationele doorbraken te realiseren in denken en doen. Een goede data-uitwisseling binnen de organisatie en met klanten en andere externen is hierbij onmisbaar. Om deze te vergemakkelijken koos het adviesbureau ervoor om met SharePoint te gaan werken. Wizzbit adviseerde en voerde deze migratie uit.

Keuze voor SharePoint

Gwynt en Wizzbit werken al een aantal jaar samen op het gebied van it. Toen de server van Gwynt onlangs aan vervanging toe was, adviseerden wij het adviesbureau over de mogelijkheden om deze te vernieuwen of te kiezen voor een andere oplossing, zoals werken in de cloud. We keken samen hoe de medewerkers van het bureau data gebruiken en hoe zij deze graag wilden gaan gebruiken. Zo wilde het adviesbureau haar data op één plek verzamelen. Afgeschermd, maar met de optie om een gedeelte hiervan te delen met externen. Gwynt werkte al met Microsoft, waardoor een migratie naar SharePoint voor de hand lag: deze cloudoplossing is ontwikkeld voor dit doeleinde én kosteloos bij het gebruik van andere Microsoft-applicaties. Hoewel informatie standaard afgeschermd wordt, is het mogelijk om externen toegang te geven tot documenten en zo data te delen.

Van concept tot migratie

Nadat de keuze voor SharePoint was gemaakt, maakten we een conceptomgeving, realiseerden we deze omgeving en voerden we de migratie uit. Een uitdaging hierbij was het vormgeven van de datastructuur. Bij veel SharePointmigraties zien we dat mensen hun mappenstructuur hetzelfde willen houden, terwijl veel oude data in de praktijk niet (meer) gebruikt wordt. Het is dan ook slim om toch de mappenstructuur op te schonen. Binnen de SharePoint-omgeving werken we met verschillende groepen, toegankelijk voor diverse groepen medewerkers. In het geval van Gwynt moest er een extra groep komen voor externen. Zij kunnen zo bij de voor hen bedoelde informatie, maar hebben geen toegang tot alle informatie. Ook kunnen Gwynt-medewerkers zelf heel gemakkelijk externen toegang geven tot een bepaalde map. Na ongeveer een maand tijd was de migratie een feit en konden de gebruikers met SharePoint aan de slag.

Veel voordelen

Gwynt is blij met de nieuwe manier van werken, al blijft een dergelijke verandering even wennen. Het werken met SharePoint levert tijdwinst op en is efficiënt. Ook kan het bureau klanten en leveranciers hiermee een veilige omgeving aanbieden om samen aan projecten te werken. Een cloudoplossing zoals SharePoint wordt steeds meer het nieuwe werken, mede door het vele thuiswerken op dit moment. Met deze oplossing is het eenvoudig om data te delen. SharePoint biedt bovendien een veilige manier van werken: gijzelsoftware er heeft bijvoorbeeld geen vat op. Ook zijn er aanvullende mogelijkheden, zoals het bouwen van een intranetomgeving binnen SharePoint.