Steeds meer bedrijven maken gebruik van cloud diensten voor gedeeltelijke, zo niet alle, services om te kunnen werken vanuit de Cloud. Boekhoudsoftware, e-mail, Teams, Dropbox, Onedrive, Sharepoint, Trello, Salesforce, het zijn allemaal bedrijven die oplossingen bieden om het leven een stukje makkelijker kunnen maken. De diensten worden afgenomen op maandbasis en zaken als flexibiliteit, veiligheid en altijd up-to-date staan in de marketing met geuren en kleuren beschreven. Maar is er ook een keerzijde? Een korte introductie met de indirecte gevolgen bij het kiezen van een bepaalde cloudleverancier.

Veel cloudleveranciers willen de overstap zo makkelijk mogelijk maken. Daarom helpt de nieuwe cloudleverancier je met het migreren van alle data naar haar eigen dienst. Zo zijn er migratie opties van veel concurrerende pakketten. Kortom, de import of onboarding is geweldig.

Echter bieden deze leveranciers vaak geen optie om je data weer te exporteren, lokaal op te nemen in een backup of flexibel te kunnen uitlezen door een derde partij voor datakoppelingen . De reden hierachter is dat de focus zit op;

• Groei, snel meer klanten onboarden
• Functionaliteit, iedere dag nieuwe features
• Tijd, functies om een export of backup te maken hebben in de markt geen hoge prioriteit
• Marketing, in de commercie is het niet bepaald sexy om het uitlezen van data voor backups te benoemen (jammer genoeg)

Kortom, bekijk je een nieuwe cloudleverancier of dienst, controleer altijd of je data automatisch kunt ophalen en backuppen zodat het bruikbaar is.

Veel cloudleveranciers bieden een oplossingen aan die je niet meer op een eigen server kunt installeren. Denk bijvoorbeeld aan Teams, Dropbox of Exact Online. Deze applicaties kun je in die vorm niet op een eigen server installeren. Wanneer je kiest voor een applicatie die hier geen mogelijkheden voor heeft maak je dus automatisch een keuze om de nieuwe functies binnen je bedrijfsproces op te nemen. Even een voorbeeld;

Je neemt binnen je bedrijf Microsoft Teams in gebruik. Alle medewerkers plaatsen data, chatten, video vergaderen en maken volop gebruik van alle features die de oplossing biedt. Langzaam zie je dat de processen binnen het bedrijf worden aangepast om maximaal gebruik te maken van deze oplossing. Dit is positief omdat er immers betaald wordt voor een licentie waar je maximaal gebruik van wilt maken. De gevolgen zijn echter tweeledig;

• Microsoft Teams heeft op dit moment geen concurrentie met enigszins dezelfde functionaliteit
• Bedrijfsprocessen worden aangepast met het actieve gebruik van Microsoft Teams

Het resultaat is dat een toekomstige overstap van Microsoft Teams naar een andere applicatie ervoor zorgt dat efficiënte processen en export van data naar een derde partij een combinatie zijn die zeer kostbaar kunnen worden. We zien bovenstaande al jaren met Dropbox doordat ze een marktaandeel en naamsbekendheid hebben die ongenaakbaar is. Tegelijk bieden veel meer applicaties exact dezelfde functies als dropbox, echter kent niemand ze en faalt het product.

Ik probeer koste wat kost geen angst te zaaien voor “de cloud”. Dat is nergens voor nodig, wanneer je er echter weloverwogen mee omgaat. Ik zie vaak dat er snel wordt besloten om voor de goedkoopste cloudprovider wordt gekozen die geen van bovenstaande inhoudelijk kan bieden. Zorg dus voor een exitstrategie;

• Stel de leverancier verkoopt zijn product, kun je er makkelijk weg?
• Kun je de data automatisch exporteren en snel inlezen in een ander pakket?
• Is er een concurrent beschikbaar om op over te stappen om bedrijfsprocessen te borgen?

Mocht je willen dat we meedenken over een bepaald product, dienst of aanbod dan denken we graag als de IT collega met je mee.

Peter Rog
Directeur Wizzbit